Kostenaufstellung erstellen: Wichtige Grundlagen [inkl. kostenlose Excel-Vorlagen]

Wie sollte eine Kostenaufstellung aufgebaut sein? Welche Elemente gehören hinein? Wir geben dir wichtige Tipps und haben Gratis-Vorlagen zum Herunterladen.

Was ist eigentlich eine Kostenaufstellung?

Eine Kostenaufstellung stellt eine Aufstellung aller Kosten dar, die im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt oder Vorhaben anfallen. Sie dient dazu, die Gesamtkosten eines Projekts zu ermitteln und gegebenenfalls zu optimieren.

Eine Kostenaufstellung kann unterschiedliche Kostenarten wie Materialkosten oder Personalkosten enthalten, zudem wird oft der erwartete Zeitpunkt der jeweiligen Kostenentstehung festgehalten.

Warum ist eine Kostenaufstellung so wichtig?

Die Kostenaufstellung gehört im Projektmanagement neben der Zieldefinition und der Zeitplanung zu den wichtigsten anfänglichen Planungsaufgaben. Durch sie wird erkennbar, welche finanziellen Ressourcen ein Projekt benötigt.

Kurz: Die salopp gestellte Frage „Was kostet mich der Spaß?“ wird durch die Kostenaufstellung beantwortet. Die oft in Excel erstellte Aufstellung der Kostenpunkte hilft dir im beruflichen wie auch im privaten Umfeld dabei, die (möglichen) Kosten für ein Vorhaben aufzulisten. So erhältst du einen sehr gute Übersicht über deine aktuellen wie auch kommenden Ausgaben.

So erstellt man eine detaillierte Kostenaufstellung

Damit es dir gelingt, einen ordentlichen Kostenplan aufzustellen, empfehlen sich folgende Schritte:

📊 Daten beschaffen

Welche Teilprojekte und Arbeitspakete fallen an, um das Gesamtprojekt zum Ziel zu führen? Beschreibe die Leistungen für die einzelnen Teilprojekte und schätze die Aufwände sowie die notwendigen Ressourcen.

Zu den Ressourcen zählen sowohl jene, die du selber aufbringen musst – etwa Arbeitsstunden oder Sachmittel – als auch jene, die du extern vergibst. Wichtig: Plane in dieser Phase noch einen Puffer für Überraschendes oder Nicht-Berücksichtigtes ein!

🧱 Kostenstruktur ermitteln

Es können unterschiedliche Kostenarten in deinem Projekt anfallen, etwa:

• Personalkosten
• Sachmittelkosten
• Produktkosten
• Dienstleistungskosten
• Sonstige Kosten
• Notfall-Budget

In dieser Stufe erkennst du, ob deine Kostenblöcke, die du in einer (Excel-)Tabelle auflistest, intern oder extern anfallen. Zudem solltest du abschätzen können, ob die Kosten fix oder variabel sind. Damit erhältst du eine Einsicht, wie flexibel deine Kosten in Abhängigkeit vom Projektfortschritt tatsächlich sind.

Die Kostenstruktur hilft dir zudem dabei, bisherige Lücken im Kostenplan zu erkennen und zu füllen. Ein „Klassiker“ in dieser Phase ist: Der Personaleinsatz kann ordentlich abgeschätzt werden, die Stundensätze der am Projekt arbeitenden Kollegen liegt jedoch noch nicht vor. Diese Lücke sollte geschlossen werden, ehe du den nächsten Schritt durchführst.

💸 Kosten berechnen

Liegen die Daten vor und steht die Kostenstruktur weitestgehend fest, so hast du nun die Möglichkeit, die Kosten für dein Projekt zu berechnen. In dieser Phase kannst du grundsätzlich auf zwei unterschiedliche Weisen vorgehen:

🖋️ Bottom-Up-Planung

In der Bottom-Up-Planung berechnest du die Kosten von unten nach oben: Aufgaben, Ressourcen und Kosten werden zu Beginn des Projektes definiert. Ausgehend vom kleinsten Teilprojekt fasst du sie zu gebündelten Zwischenstufen bis zum Gesamtergebnis zusammen.

Vorteil: Du kennst dein Budget, ehe du dein Projekt operativ startest.

Nachteil: Viele Planungsschritte und so mancher Ressourceneinsatz wird im echten Leben anders ausfallen als in deiner Planung. Damit gerät deine Kostenaufstellung ins Wanken. Bei wiederkehrenden, vergleichbaren Projekten bietet sich diese Vorgehensweise jedoch an.

📑 Top-Down-Planung

In der Top-Down-Planung gehst du von einem Gesamtbudget aus, das auf Zwischenschritte aufgeteilt wird. Damit erhält jeder der Zwischenschritte sein eigenes Budget. Das wiederum verteilst du auf Einzelschritte.

Vor allem bei komplexen Projekten hat sich diese Vorgehensweise etabliert. Die Top-Down-Planung lässt sich nämlich recht leicht realisieren und reduziert den Planungsaufwand.

👆 Was zu beachten ist

Egal, ob du deinen Kostenplan von unten nach oben oder umgekehrt aufstellst: Vernachlässige deine internen Kosten nicht! Bindest du Ressourcen, stehen sie für andere Projekte nicht mehr zur Verfügung.

💰 Kosten schätzen

Diese Stufe kannst du überspringen, wenn in der vorangegangenen Stufe alle Kosten tatsächlich vorliegen. Das dürfte in den wenigsten Projekten, die du planen wirst, der Fall sein. Also müssen Kosten, von denen du bereits weißt, dass sie anfallen werden, in deinen Kostenplan integriert werden.

Plane gerne mit zwei Szenarien: einem günstigsten Szenario und einem teuren Worst-Case-Szenario. So kennst du deinen Korridor und deine möglichen Spielräume.

Den Kostenplan zusammenstellen

Die Vorarbeiten sind erledigt, jetzt kannst du deinen Kostenplan zusammenfügen. Damit du stets den Überblick behältst, macht es Sinn, den Kostenplan an der Struktur deines Projektplans auszurichten. Das gilt insbesondere für große und komplexe Projekte.

Für einfache Projekte kannst du deine Kostenaufstellung und Kostenplanung sehr gut mit Excel oder ähnlichen Tabellen-Programmen erstellen. Nutze dafür am besten ein kostenloses Muster. Für komplizierte oder komplexe Projekte solltest du eine professionelle Software-Lösung einsetzen.

Kostenzusammenstellung: Kostenlose Excel-Vorlagen zum Herunterladen

Kostenaufstellung ist nicht gleich Kostenaufstellung! Manche Excel-Muster sind derart simpel gestrickt, dass du damit nur kleine Vorhaben planen kannst. Die kostenlosen Kostenaufstellungsvorlagen, die wir für dich zusammengetragen haben, orientieren sich aber an dem Bedarf für Unternehmer und Unternehmen.

In unserem ersten Muster, das von Microsoft stammt, findest du Arbeitsblätter für deine monatlichen Kosten und eine Jahresübersicht. Die Tabellen und Diagramme bieten dir einen gute Übersicht über die Kosten deines Unternehmens.

> Download: Kostenaufstellung für kleine Unternehmen (XLT)

Der Blog von Capterra bietet ebenfalls eine kostenfreie Vorlage. Diese umfasst eine Ressourcen- und Kostenplanung, welche gut strukturiert ist.

> Download: Kosten- und Ressourcenplanung (Excel-Template)

Beispiel: Kostenaufstellung für ein StartUp

Stell dir vor, du betreibst ein StartUp, das eine innovative Dating-App entwickelt. Für dein junge Unternehmen willst du eine sorgfältige Kostenplanung durchführen, um alle finanziellen Aspekte im Blick zu behalten. Deine detaillierte Kostenaufstellung könnte dann beispielsweise so aussehen:

📊 Daten beschaffen

Projektname: Entwicklung einer innovativen Dating-App

Teilprojekte und Arbeitspakete:

• • App-Design und Benutzeroberfläche
  • Backend-Entwicklung
  • Frontend-Entwicklung
  • Marketing und Werbung
  • Beta-Testing und Feedback-Implementierung
  • Server- und Hosting-Kosten
  • Wartung und Updates

🧮 Kostenstruktur ermitteln

Personalkosten:

• • Entwickler (2 Backend, 2 Frontend): 120.000 €
  • UI/UX-Designer: 30.000 €
  • Marketing-Spezialist: 20.000 €
  • QA-Testingenieur: 25.000 €

Sachmittelkosten

• • Softwarelizenzen (Design-Tools, Entwicklungsumgebungen): 5.000
  • Hardware (Laptops, Testgeräte): 10.000 €

Produktkosten

• • Server- und Hosting-Kosten: 15.000 €

Dienstleistungskosten

• • Externe Berater (Rechtsberatung, Datenschutz): 10.000 €
  • Marketing und Werbung (Google Ads, Social Media Kampagnen): 50.000 €

Sonstige Kosten

• • Büroausstattung und Mietkosten: 20.000 €
  • Notfall-Budget: 10.000 €

💰 Kosten berechnen

Bottom-Up-Planung

• • Jedes Teilprojekt wird separat kalkuliert und die Kosten werden von unten nach oben zusammengerechnet.

📈 Kosten schätzen

Günstigstes Szenario

• • Gesamtkosten: 295.000 €

Worst-Case-Szenario

• • Zusätzliche unerwartete Kosten: 50.000 €
  • Gesamtkosten: 345.000 €

📅 Den Kostenplan zusammenstellen

Strukturierung des Kostenplans

• • Der Kostenplan wird an der Struktur des Projektplans ausgerichtet, um den Überblick zu behalten.
  • Nutze eine kostenlose Excel-Vorstellung für die Aufstellung der Kostenpunkte.
  • Für ein umfassenderes Projektmanagement empfehlen wir eine professionelle Software-Lösung.

📑 Zusammenfassung der Kostenaufstellung

• • Personalkosten: 195.000 €
  • Sachmittelkosten: 15.000 €
  • Produktkosten: 15.000 €
  • Dienstleistungskosten: 60.000 €
  • Sonstige Kosten: 30.000 €
  • Gesamtkosten (günstigstes Szenario): 295.000 €
  • Gesamtkosten (Worst-Case-Szenario): 345.000 €

Conclusio: Diese detaillierte Kostenaufstellung hilft deinem StartUp, die finanziellen Anforderungen des Projekts zu verstehen und zu planen. Durch die genaue Auflistung der verschiedenen Kostenkategorien können potenzielle finanzielle Engpässe frühzeitig erkannt und vermieden werden.

Fazit

Eine gut durchdachte Kostenaufstellung hilft dir, unerwartete Ausgaben zu vermeiden und dein Projekt innerhalb des Budgets zu halten. Nutze unsere Vorlagen und Tipps, um deine Kostenplanung zu optimieren.

Bilder: Freepik, Mockdrop