Teamarbeit ohne Anwesenheitspflicht: So funktioniert Remote Work

Modern agierende Unternehmen setzen auf Home Office und Mitarbeiter, die weit entfernt wohnen und arbeiten. Damit dieses sogenannte Remote Work funktioniert, müssen ein paar wichtige Dinge erfüllt sein.

Grenzenloses Zusammenarbeiten

Wegen des Fachkräftemangels ist es mittlerweile gang und gäbe, dass in immer mehr Unternehmen – gerade im StartUp-Bereich – nicht mehr alle Mitarbeiter in einem Büro zusammen sitzen. Oder dass alle, die zu einem Projektteam gehören, an einem Standort tätig sind.

Stattdessen wird zunehmend per Remote gearbeitet, also übers Internet an verschiedenen Standorten. Zu solch modern zusammengestellten Team gehören meist festangestellte Mitarbeiter, die mal im Büro, mal im Home Office ihr Bestes geben. Dazu gesellen sich Freelancer und externe Agenturen, die eng mit dem Kernteam zusammenarbeiten. Und das manchmal sogar länderübergreifend. Das alles ist in Zeiten der Digitalisierung und des New-Work-Gedankens kein Problem.

Remote Work besitzt nicht nur Vorteile

Per Remote zusammen zu arbeiten, macht Sinn. Der Arbeitgeber kann sich unter anderem die Kosten für große, teure Büros sparen und zudem auf Fachkräfte zugreifen, die nicht umziehen möchten. Und die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, von zuhause oder von unterwegs aus mobil arbeiten, ohne ständig pendeln zu müssen.

Eine Win-Win-Situation. Zumindest theoretisch. Denn in der Praxis birgt die Teamarbeit per Remote auch einige Herausforderungen, die – wenn sie nicht richtig angegangen werden – in Nachteile umschlagen.

Das muss beim Arbeiten per Remote beachtet werden

Jedes Unternehmen, gleichgültig ob StartUp oder Großkonzern, muss sich zuerst ganz genau mit dem Thema “Telearbeit” beschäftigen, bevor das Vorhaben blindlings umgesetzt wird. Hierfür müssen ein paar Grundsteine gesetzt werden. Dazu gehören unter anderem:

Ehrlichkeit und Vertrauen

In dem Unternehmen muss es ein gutes Betriebsklima geben, bei dem Ehrlichkeit und Vertrauen wichtige Kernkompetenzen der Führungskräfte und der Mitarbeiter sind. Nur wenn die Geschäftsführer, Bereichs- und Teamleiter ihren Mitarbeitern und Teamkollegen vertrauen können und diese im Gegenzug ehrlich agieren, kann über Remote Work nachgedacht werden.

Führung

Besonders beim Remote Work ist es wichtig, dass es klare Ansagen und Vorgaben von den Führungskräften gibt. Ein Laissez-faire-Führungsstil kann schnell in Verzögerungen und Unproduktivität münden.

Technischer Unterbau

Für die Zusammenarbeit muss es die technischen Voraussetzungen geben. Dazu gehört die passende Hardware (z.B. schnelle Internetverbindungen, Geschäftshandys oder Firmen-Notebooks) und Software.

Arbeits-Platz

Ein Arbeitsplatz ist ein Platz, an dem gearbeitet werden kann und soll. Das gilt auch beim Remote Work! Die Einrichtung des Home Office sollte somit die beste Grundlage schaffen: Ruhe, Licht, Platz, ergonomische Stühle … es gibt einiges zu bedenken.

Collaboration Tools

Mit Software sind hauptsächlich Programme für die Zusammenarbeit gemeint. Hierbei handelt es sich in der Regel um Cloud-basierte, virtuelle Arbeitsplätze mit Collaboration-Tools. Dazu gehören unter anderem:

• Slack oder Microsoft Teams für den Austausch über ein Chat-System
• Skype, GoTo Meeting und andere Online-Konferenzsysteme für den verbalen Austausch mit oder ohne Bild
• Jira, Redmine, Trello und andere Tools, um Tasks und Tickets zu managen

Kommunikation

Für die Zusammenarbeit übers Netz müssen Kommunikationsregeln festgelegt werden. Dazu zählen, wann und wie Chats oder Videokonferenz-Tools verwendet werden – und in welcher Sprache. Letztgenannter Punkt ist wichtig, wenn das Team aus fremdsprachigen Kollegen besteht.

Zur optimalen Kommunikation gehört auch, dass sich die Team-Mitglieder nicht nur per Mail und Chat austauschen, sondern auch mal den Hörer in die Hand nehmen bzw. eine Telefonkonferenz starten. So lassen sich viele Themen viel schneller und effizienter besprechen.

Arbeitszeiten

Da die Arbeitszeiten sich bei Remote Work nur schwer kontrollieren lassen, gilt es, eine Vertrauensarbeitszeit einzuführen. Auch hier ist das Thema Kommunikation wichtig: Es muss immer klar sein, wann wer wie erreichbar ist. Zudem sollten feste Zeiten für virtuelle Meetings (z.B. Telkos per Skype) festgelegt werden, an denen möglichst alle teilnehmen sollten.

Belastungsgrenzen

Remote Work verleitet nicht nur dazu, unter Umständen weniger zu arbeiten. Das Gegenteil kann ebenfalls der Fall sein. Vermeide somit eine Überlastung im Home Office, indem du dir unter anderem klare Prioritäten setzt und Organisationstools verwendest.

Datenschutz

Das Thema Datenschutz ist nicht erst seit der DSGVO immanent wichtig. Deswegen müssen die IT und die Datenschutz-Beauftragten definieren, welche Tools genutzt werden, um Daten auszutauschen. Vertraulich Informationen per Google Docs zu teilen oder im Facebook Chat zu posten, gehören beispielsweise zu einem No-Go!

Austausch

Alle Teammitglieder sollten auf dem gleichen Wissensstand sein oder Informationen jederzeit abrufen können. Ein Intranet auf Basis eines internen WordPress-Blogs oder einem System wie Confluence können hierfür hilfreich sein.

Freiräume

Die Büroarbeit hat den Vorteil, dass man sich mit seinen Kollegen auch mal in der Kaffeeküche zu einem Tratsch treffen kann. Diese sozialen Interaktionen sind wichtig für das Zusammengehörigkeitsgefühl, was es auch bei Remote-Teams geben muss. Um so etwas entstehen zu lassen, sollte der lockere Austausch unterstützt werden. Zum Beispiel mit Offtopic-Gruppen in Slack über Filme, Serien und Games.

Treffen

Ohne persönlichen Kontakt geht es nicht: Verteilt arbeitende Teams sollten sich regelmäßig treffen, zum Beispiel für den fachlichen Austausch in Meetings oder für unterhaltsame Team-Events.

Onboarding

Für alle neuen Teammitglieder muss es ein Onboarding geben, in dem die oben genannten Punkte genau erläutert werden. Dabei kann eine HR-Software helfen.

Fazit

Dank Internet ist es heutzutage wirklich möglich, ein Unternehmen oder ein Team aufzubauen, bei dem nicht mehr alle an einem Ort zusammenarbeiten müssen. Das ist klasse!

Damit das Prinzip des Remote Work wirklich funktioniert, müssen zuerst die Grundvoraussetzungen geschaffen und ständig optimiert werden. Ansonsten geht das Vorhaben schief.

Hörtipp: Wie solltest du deinen Home-Office-Arbeitsplatz einrichten?

Wusstest du, dass es gesetzliche Vorgaben gibt, wie ein sogenannter Teleheimarbeitsplatz gestaltet sein muss? Mehr Infos dazu erhältst du in dieser Folge des StartUpWissen Podcasts:

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