Virtuelle Events (Bild: Shutterstock)

Virtuelle Messe: Alles Wichtige rund um die Organisation von Online-Events

Was ist eine virtuelle Messe, wie läuft sie ab und wie kannst du selbst eine organisieren? Das und mehr beantwortet dieser Ratgeber.

Ein Gastbeitrag von Jan Schulze-Siebert, Digital Affin

Gefragt: Online-Events und virtuelle Messen

Die Corona-Pandemie gab der Digitalisierung von Unternehmen einen ordentlichen Schub. Analoge Geschäftsmodelle wurden teils durch politische Entscheidungen blockiert oder auf ‘on hold’ gesetzt. Auch das Treffen von Kunden war bzw. ist kaum möglich.

Die Lösung? Videokonferenzen. Und Online-Events wie virtuelle Messen! Auch damit klappt ein Austausch mit Interessenten und Bestandskunden – nur eben anders als gewohnt.

Hier erfährst du die Grundlagen und was du für die Planung einer eigenen Online-Messe beachten solltest.

Die Grundlagen: Was ist eine virtuelle Messe?

Auf einer Plattform oder in einer virtuellen Welt kommen die Besucher einer Online-Messe digital zusammen. Der Kernpunkt für die Veranstaltung ist dabei ein fachliches Thema, für welches ein Programm an Vorträgen und Ausstellerstände angeboten werden.

Das Ziel einer virtuellen Messe ist es, den Kontakt und die Kommunikation digital zwischen Besuchern und Ausstellern herzustellen. Grundsätzlich kann das auf zwei unterschiedliche Art und Weisen geschehen.

Strukturierte Plattform vs. immersive Welt

Was das Thema virtuelle Messen angeht, gibt es Vorstellungen, die komplett unterschiedlich ausfallen. Die einen erwarten eine Software in strukturierter, übersichtlicher Form. Die anderen stellen sich quasi ein Computerspiel vor, bei dem sie in die Messe eintauchen können.

Was spricht für eine strukturierte Plattform?

      • Optimiert fürs Web
      • Gute User-Führung und Conversion-Optimierung
      • Bekannte Funktionen wie Video-Chat, Streaming und Co.
      • Tracking und Erfolgsanalyse

Was spricht für eine immersive Welt?

      • Erlebnisfaktor
      • Technologie lässt einen eintauchen
      • Nahe an der Realität
      • Tracking und Erfolgsanalyse

Beides wird aktuell nachgefragt und ist technisch möglich.

Die Vorteile der Online-Messen

Neukunden gewinnen – das ist ein essentielles Ziel jedes Unternehmens. Mit Online-Messen hast du die Chance, Interessenten anzusprechen, Leads zu generieren und diese zu Kunden zu konvertieren.

Das ist allerdings nur einer der Effekte, die eine virtuelle Veranstaltung mit sich bringen kann.

Neben neuen Anfragen sollte der Aufbau einer Community ein weiteres wichtiges Ziel für dich sein. Jede Messe umfasst neben Ausstellern auch ein Vortragsprogramm. Durch das Teilen spannender, neuer und relevanter Inhalte mit den Besuchern stärkst deine Expertise.

Welche Funktionen bieten virtuelle Messe-Lösungen?

Im Grunde steht die Kontaktaufnahme und Qualifizierung potentieller Kunden im Fokus. Dafür kannst du Content-Formate wie Bilder, Texte, Videos, 3D-Modelle, Slideshows, Vorträge, Downloads oder Umfragen nutzen.

Zudem werden in der Regel folgende Kommunikationskanäle angeboten:

    • Live-Chat
    • Video-Chat
    • Terminbuchungen
    • Formulare
    • Chatbots
    • Notifications

Teilnehmen oder selbst organisieren?

Wie kannst du als StartUp-Gründer oder Firmeninhaber von einer virtuellen Messe profitieren? Dafür hast du zwei Möglichkeiten:

    1. Du nimmst an einer themenrelevanten Online-Messe teil
    2. Du organisierst ein eigenes Online-Event

Die letztgenannte Option ist zwar deutlich aufwändiger, doch sie kann profitabler sein. Denn:

    • Als Organisator bekommst du das Ansehen aller Besucher, teilnehmenden Aussteller und auch der Konkurrenz ab.
    • Du kannst dich im Markt deutlich von anderen Unternehmen abheben und deine Quartalsziele auf einen Schlag deutlich pushen.

Die Konzeption einer Online-Hausmesse

Bei einer Hausmesse lädst du Besucher zu dir ein, um dich, dein Portfolio und gegebenenfalls ein paar deiner Partner zu präsentieren. Dieser Ansatz funktioniert im Web genauso.

So gehst du dafür vor:

    1. Du überlegst dir daher als erstes, wer deine Zielkunden sind.
    2. Du legst eine Liste von Unternehmen an. Diese sollten die gleiche Zielgruppe haben, aber nicht in Konkurrenz zu deinem Angebot stehen.
    3. Du pitchst dein Event bei den möglichen Ausstellern.
    4. Stelle daher ein spannendes Angebot an Vorträgen zusammen, die entweder von den teilnehmenden Firmen oder von externen Speakern kommen.
    5. Wähle ein passendes Tool, um deine virtuelle Messe durchzuführen.
    6. Finde einen passenden Termin für dein Online-Event.
    7. Du sammelst einen Betrag als Standgebühr ein. Mit der Standgebühr kannst du deine Marketing-Maßnahmen refinanzieren.
    8. Bewerbe dein Event, sodass es genügend Teilnehmer gibt.

Lohnen sich virtuelle Messen?

Da die teilnehmenden Firmen die ähnlichen Zielkunden wie dein Unternehmen haben, profitieren alle von den Marketing-Maßnahmen. Gebündelte Power führt an dieser Stelle zu weit aus mehr Reichweite, als wenn jeder einzeln sein Webinar veranstalten würde.

Welcher Anbieter für deine Veranstaltung in Frage kommt, das kannst du gern im Verzeichnis auf Digital Affin unter Virtuelle Messe-Lösungen einmal nachsehen.


Über den Autor:

Jan Schulze-Siebert ist leidenschaftlicher Podcaster und Seriengründer. Zum Beispiel hat er mit HalloPodcaster eine Plattform aufgebaut, auf der Podcast-Hosts und Gäste leicht zusammenfinden. Und mit Digital Affin betreibt er einen Blog über smarte, digitale Lösungen für Selbstständige und Unternehmen.


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