Möchtest du eine Kostenstellenrechnung durchführen? Dann solltest du diese Basics kennen. Und unsere Vorlagen-Auswahl hilft dir bei der Erstellung.
Definition: Kostenstellenrechnung – was ist das?
🔷 Mit der Kostenstellenrechnung baust du eine zentrale Verbindung zwischen der Kostenartenrechnung und der Kostenträgerrechnung. Sie ermöglicht es dir, deine Kosten detailliert zu analysieren, nach ihrer Herkunft zu strukturieren und diese gezielt zu kontrollieren. Dabei geht es nicht nur um die reine Zahlenaufstellung, sondern vielmehr um ein effektives Instrument, um Kostenflüsse innerhalb deines Unternehmens sichtbar zu machen.
🔷 Die Kostenstellenrechnung hilft dir, einen klaren Überblick über die Zusammensetzung deiner Kosten zu gewinnen und ihre Entwicklung im Zeitverlauf nachzuvollziehen. So kannst du erkennen, wie sich die Kosten in den einzelnen Bereichen oder Abteilungen verändern. Darauf aufbauend lassen sich leichter fundierte Entscheidungen treffen.
🔷 Besonders in Wachstumsphasen (zum Beispiel, wenn aus deinem StartUp ein ScaleUp wird) oder bei der Einführung neuer Produkte oder Dienstleistungen ist die Kostenstellenrechnung extrem wichtig. Sie bietet dir die nötige Transparenz, um zielgerichtet zu planen und potenzielle Kostentreiber frühzeitig zu identifizieren. Das sorgt dafür, dass du keine bösen, finanziellen Überraschungen erlebst oder eine Unternehmenskrise zu spät erkennst.
Vorteile: Welchen Zweck hat die Kostenstellenrechnung?
✅ Warum ist die Kostenstellenrechnung so wichtig? Je größer dein StartUp oder Unternehmen wird, umso größer werden in der Regel auch deine Kosten. Damit du tragfähige, unternehmerische Entscheidungen treffen kannst, ist es wichtig, den Überblick zu behalten: Wo und in welcher Höhe entstehen deine Gemeinkosten? Wo verbrennst du Geld? Wo sparst du am falschen Ende? Die Kostenstellenrechnung hilft dir, diese essentiellen Fragen zu beantworten.
✅ Das heißt: Die Kostenstellenrechnung ist weit mehr als ein bürokratisches Werkzeug – sie ist der Schlüssel zu einer glasklaren Kostenübersicht in deinem Unternehmen. Ihr Hauptziel: Kosten präzise verteilen und so sichtbar machen, wo sie tatsächlich entstehen. Jede Abteilung, jeder Produktionsbereich oder jedes Projekt wird dabei als eigene Kostenstelle betrachtet. Das bringt Struktur in deine (vielleicht angespannten) Finanzen und zeigt dir, welche Bereiche effizient arbeiten und wo es Optimierungspotenzial gibt.
✅ Doch das ist noch längst nicht alles! Die Kostenstellenrechnung bildet die Grundlage für eine exakte Kalkulation deiner Produkte oder Dienstleistungen. Nur wenn du die genauen Kosten pro Abteilung kennst, kannst du eine Preiskalkulation durchführen und damit realistische Preise festlegen – und so am Ende wirklich profitabel bleiben.
✅ Die Kostenstellenrechnung liefert dir außerdem unverzichtbare Daten für die Budgetplanung und das Controlling. Mit ihrer Hilfe erkennst du Abweichungen frühzeitig und kannst gezielt gegensteuern. Das Ergebnis: Bessere Entscheidungen, mehr Kontrolle und langfristige Rentabilität. Die Kostenstellenrechnung gibt dir also das nötige Rüstzeug, um dein Unternehmen auf Erfolgskurs zu halten oder zu bringen – stets effizient, nachhaltig und transparent.
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Beispiel: Wie sieht eine Kostenstellenrechnung aus?
Stell dir vor, du führst ein Unternehmen, das nachhaltige Büromöbel herstellt. Deine Kostenstellen könnten in drei Hauptbereiche unterteilt sein:
- Produktion
- Verwaltung
- Vertrieb.
Jede dieser Kostenstellen erhält ihre spezifischen Kosten zugeordnet:
🔷 Zum Beispiel werden die Gehälter der Produktionsmitarbeiter, die Kosten für Maschinenwartung und Materialverbrauch der Kostenstelle „Produktion“ zugeordnet.
🔷 Die Miete für die Büroräume und die Gehälter der Verwaltungsmitarbeiter landen in der Kostenstelle „Verwaltung“.
🔷 Marketingkosten, wie Werbekampagnen oder Provisionszahlungen, gehören zur Kostenstelle „Vertrieb“.
👉 In der Praxis würdest du eine Excel-Tabelle erstellen, in der alle Kostenarten (zum Beispiel Gehälter, Materialkosten, Energieverbrauch) den jeweiligen Kostenstellen zugewiesen werden. Anschließend analysierst du, wie hoch die Kosten in jeder Kostenstelle sind und wie sie sich zusammensetzen.
👉 So erhältst du ein ganz klares Bild, welcher Bereich welche Kosten verursacht. Basierend auf den Zahlen und Erkenntnissen kannst du ganz gezielt Prozesse effizienter gestalten oder unnötige Betriebskosten minimieren.
Ein weiteres Beispiel für eine Kostenstellenrechnung gibt dir dieses Video:
Unterscheidung: Welche Arten von Kostenstellen gibt es?
Wie du deine Kostenstellen strukturierst, hängt maßgeblich von der Organisationsstruktur deiner Firma ab. Dabei ist es eminent wichtig, eine klare und durchdachte Abgrenzung vorzunehmen, um deine Kostenströme verständlicher zu gestalten.
Grundsätzlich unterscheidet man in der Betriebswirtschaft zwischen Hauptkostenstellen und Hilfskostenstellen. Das zeichnet sie aus:
➡ Hauptkostenstellen
Diese Kostenstellen lassen sich direkt einem Produkt oder einer Dienstleistung zuordnen. Dazu gehören unter anderem Abteilungen wie die Produktion, der Vertrieb oder die Logistik. Die Kosten, die hier entstehen, fließen direkt in die Kalkulation der Produkte oder Dienstleistungen ein.
Ein Beispiel: In einer Produktionsabteilung fallen Materialkosten, Ausgaben für die Maschinenwartung und die Gehälter der Produktionsmitarbeiter an. Diese Posten wirken sich unmittelbar auf die Herstellungskosten eines Produktes aus – und damit auf den Endpreis.
➡ Hilfskostenstellen
Hilfskostenstellen hingegen können nicht direkt einem Produkt oder einer Dienstleistung zugeordnet werden. Sie spielen trotzdem eine essenzielle Rolle, damit dein Unternehmen überhaupt reibungslos funktioniert.
Typische Beispiele für Hilfskostenstellen sind die IT-Abteilung, die Kantine, der Fuhrpark oder der Hausmeisterdienst. Diese Bereiche unterstützen andere Abteilungen und tragen indirekt dazu bei, dass die Hauptkostenstellen ihre Aufgaben erfüllen können.
Umsetzung: Wie geht man mit Hauptkostenstellen und Hilfskostenstellen um?
Die Kosten der Hilfskostenstellen werden in der Kostenstellenrechnung auf die Hauptkostenstellen umgelegt. Das geschieht meist mithilfe von Zuschlagssätzen oder einer Umlagerechnung.
Ein Beispiel: Die IT-Abteilung betreut sowohl die Produktions- als auch die Vertriebsabteilung. Die Kosten für Softwarelizenzen, Serverwartung und Mitarbeiter werden entsprechend der Nutzung auf die Hauptkostenstellen verteilt.
Mit dieser Struktur stellst du sicher, dass alle Kosten – auch die indirekten – in der Gesamtkalkulation deiner Produkte oder Dienstleistungen berücksichtigt werden. So schaffst du eine nachvollziehbare, klare Kostenbasis. Sie hilft dir, realistische Preise festzulegen und Gewinnpotenziale zu finden.
Gemeinsamkeiten: Wie hängen Kostenstellenrechnung und Betriebsabrechnungsbogen zusammen?
Der Betriebsabrechnungsbogen (kurz: BAB) ist das zentrale Werkzeug, um Hilfskostenstellen sauber verrechnen zu können. Hierfür stehen drei grundsätzliche Vorgehensweisen zur Verfügung:
🌱 Anbauverfahren
Ist dein StartUp noch klein und überschaubar, bietet sich das Anbauverfahren an. Die Hilfskostenstellen verteilst du dabei auf die Hauptkostenstellen, ein Austausch zwischen den Hilfskostenstellen findet nicht statt. Wächst dein StartUp werden auch die Anforderungen an dein Controlling wachsen – dann reicht das Anbauverfahren kaum mehr aus.
📈 Stufenleiterverfahren
Das Stufenleiterverfahren ist ein angemessenes Verfahren. Dabei erfasst du grob die Leistungen zwischen den Hilfskostenstellen. Dieses Vorgehen bleibt einfach und vergleichsweise oberflächlich.
🔢 Gleichungsverfahren
In diesem Verfahren wird mittels linearer Gleichungssysteme der Zusammenhang zwischen den Hilfskostenstellen präzise erfasst. Hier erhältst du einen präzisen Überblick über deine Kosten und deren Verteilung.
Im BAB kannst du diese Verfahren anwenden und eine Kostenstellenrechnung für dein Unternehmen durchführen. Der gute Überblick über deine Kosten und Kostenstellen wird dir bei unternehmerischen Entscheidungen helfen, zum Beispiel bei deiner Preispolitik im Rahmen deines Marketing-Mix.
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Erstellung einer Kostenstellenrechnung: Fünf Tipps
Hier sind wichtige Tipps, die du bei der Kostenaufstellung und der Kostenstellenrechnung beachten solltest:
✅ Tipp 1
Definiere zunächst deine Kostenstellen und Kostenträger. Eine Kostenstelle ist eine Abteilung oder ein Bereich in deinem Unternehmen, der Kosten verursacht. Ein Kostenträger ist ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Projekt, für das Kosten anfallen.
✅ Tipp 2
Sammle alle relevanten Kostendaten, die für deine Kostenstellenrechnung benötigt werden. Dazu gehören beispielsweise Materialkosten, Löhne und Gehälter, Mietkosten und andere direkte Kosten.
✅ Tipp 3
Verteile die Kosten auf die verschiedenen Kostenträger. Dazu kannst du unterschiedliche Verteilungsschlüssel verwenden, zum Beispiel den Umsatz, den Stückpreis oder die Produktionsmenge.
✅ Tipp 4
Erstelle eine Übersicht über alle Kostenstellen und Kostenträger, in der du die Kosten auflistest und miteinander vergleichst.
✅ Tipp 5
Vergleiche die Kosten mit deinem Ertrag und lege fest, ob deine Kostenstellen rentabel sind oder ob es Verbesserungspotential gibt.
✅ Tipp 6
Erstelle regelmäßig neue Kostenstellenrechnungen, um die Entwicklung deiner Kosten im Laufe der Zeit zu verfolgen und gegebenenfalls Optimierungsmöglichkeiten aufzudecken.
BAB & Kostenstellenrechnung: Vorlagen zum Herunterladen
Das Rechnungswesen-Portal bietet einen BAB mit Zuschlagskalkulation in Excel an:
Und das PPC Limburg hat eine sehr einfache BAB-Vorlage als PDF parat:
Du suchst weitere Gratis-Muster? Kein Problem! Wir haben jede Menge davon:
Fazit
Die Kostenstellenrechnung hilft dir nicht nur, Kosten präzise zuzuordnen und effizient zu kontrollieren, sondern bildet auch die Basis für fundierte Entscheidungen und eine realistische Preisgestaltung. Recht einfach geht das mit guten Kostenstellenrechnung-Muster und BAB-Vorlagen.
Egal, ob du ein kleines StartUp führst oder dein Unternehmen bereits auf Wachstumskurs ist: Mit einer klar strukturierten Kostenstellenrechnung erkennst du nicht nur Kostentreiber, sondern deckst auch Einsparpotenziale auf. Gleichzeitig unterstützt sie dich dabei, langfristige Rentabilität zu sichern.