Mehr Effizienz, mehr Entspannung: So kriegst du mit strukturiertem und organisiertem Arbeiten deinen Stapel an Aufgaben erledigt.
Was bedeutet eigentlich „strukturiert arbeiten“?
Strukturiert zu arbeiten bedeutet, dass du Aufgaben und Projekte in einer organisierten und planvollen Weise angehst, um deine Effizienz und Produktivität zu verbessern. Dabei definierst du klar deine Ziele und versuchst schrittweise, deine Ressourcen – zum Beispiel deine Arbeitszeit – sinnvoll einzusetzen.
Wie kannst du strukturiertes Arbeiten lernen?
Manchmal reicht ein Tag einfach nicht aus, um all das zu erledigen, was du eigentlich erledigen wolltest. Was ist die Lösung? Noch mehr rackern? Noch mehr Tasks pro Stunde abarbeiten?
Nein! Lerne das strukturierte Arbeiten. Dafür gibt es verschiedene Zeitmanagement-Methoden, Frameworks und Tipps. Bei den meisten geht es darum, sich besser zu organisieren, Dinge zu priorisieren, dich zu fokussieren und deinen Arbeitstag besser einzuteilen.
Mit den hier vorgestellten Empfehlungen lernst du, strukturiert und organisiert zu arbeiten. Das bringt dir einen Effizienzgewinn und hilft dir, Stress zu vermeiden.
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Tipp 1 | Fokussierung
Was ist in deinem Business wichtig? Welche Aufgaben musst du wirklich erledigen, um dein Unternehmen voran zu bringen? Welche Maßnahmen sind eher „nice to have“ oder gar unnütz?
Lerne, fokussiert zu arbeiten. Wie das geht, erfährst du in dieser Folge des StartUpWissen Podcasts:
Die Fokussierung ist ein komplizierter Prozess. Denn dafür benötigst du zuerst einen weiten Blick auf dich und deine Arbeitssituation. Du musst dazu viele Dinge analysieren und dann mit verschiedenen Methoden verbessern.
Tipp 2 | Ordnung
Um deine Arbeit besser organisieren und strukturieren zu können, benötigst du Platz. Daher auch der Begriff „Arbeitsplatz“. Damit du genügend Raum hast, um deinen Tätigkeiten nachzugehen, musst du Ordnung im Büro schaffen.
Das gelingt, indem du alle Dinge, die du nicht jeden Tag dringend benötigst, von deinem Tisch verbannst. Lege zum Beispiel Aktenordner in Schränken und Tacker in Schubladen ab. Stelle deine Topfpflanzen auf eine Fensterbank und schmeiße alte Notizzettel in den Müll.
Alles, was dich ablenkt, dir Platz wegnimmt und/oder was Zeit frisst muss von deinem Tisch verschwinden. Dazu gehört auch dein Smartphone, bei dem ständig private WhatsApp-Nachrichten aufblinken.
Tipp 3 | Home-Office-Arbeitsplatz
Bevor wir dir ein paar Methoden erläutern, um besser strukturiert arbeiten zu können, möchten wir noch Tipp Nr. 2 ergänzen. Denn immer mehr Menschen arbeiten mittlerweile im Home Office bzw. gehen einer Telearbeit nach.
Dein Telearbeitsplatz sollte zum einen wie dein Büro-Arbeitsplatz genügend Platz bieten. Sorge also auch hier für Ordnung und Freiräume. Zum anderen benötigst du die gleichem Materialien (beispielsweise Tacker, Ordner, Stifte) und ein ähnliches technisches Equipment (leistungsfähiges Notebook, XL-Monitor, Multifunktionsdrucker), um wie in einem „richtigen“ Büro arbeiten zu können.
Mangelt es an Zubehör und Technik-Equipment, wirst du zuhause nie richtig – das heißt strukturiert und effizient – arbeiten können. Das bremst dich unnötig aus und sorgt für Frust.
Tipp 4 | Not-To-Do-Liste
To-Do-Listen kennt jeder. Aber hast du schon einmal mit einer Not-To-Do-Liste gearbeitet? Ihr Ziel ist es, deinen Arbeitsalltag zu verschlanken. Die Not-To-Do-Liste folgt dem Grundgedanken: Alles, was du heute NICHT erledigen willst, weil es unwichtig oder nicht wichtig genug ist, gehört auf die Not-to-do-Liste.
Es gibt verschiedene Wege, sich der Not-To-Do-Liste zu nähern. So lässt sich zum Beispiel eine Liste mit kleineren Tagesaufgaben, die sich gut verschieben oder einfach ignorieren lassen, festhalten. Eine weitere Möglichkeit: Du stellst alle Aufgaben, die du selbst erledigen musst, und Dinge, die sich delegieren lassen, gegenüber. Die Tasks, die du abgeben kannst, ist deine Not-To-Do-Liste.
Tipp 5 | Eisenhower-Prinzip
Beim Eisenhower-Prinzip geht es darum, deine Aufgaben in vier Quadranten – der Eisenhower-Matrix – zu verteilen. Die Quadranten unterteilen deine Tasks in:
➡ dringend, aber unwichtig
➡ dringend und wichtig
➡ nicht dringend, aber wichtig
➡ nicht dringend und unwichtig
Je nachdem, wo ein Task eingeordnet wird, weißt du, wie du mit ihm umgehen solltest. Was nicht dringend und unwichtig ist, gehört zum Beispiel auf deine Not-To-Do-Liste.
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Tipp 6 | Getting Things Done
Getting Things Done, kurz GTD, von David Allen ist ein Zeitmanagement-Methode, die sich ebenfalls großer Beliebtheit erfreut. Sie verzichtet darauf, dir einen detaillierten Tagesablauf vorzuschlagen. Und es gibt auch kein Muster, in welcher Reihenfolge deine Prioritäten zu setzen sind.
GTD besteht stattdessen aus diesen fünf Phasen:
1️⃣ Sammeln: Erfasse alle deine Ideen, Informationen und Notizen
2️⃣ Verarbeiten: Lege fest, was du mit den gesammelten Dingen tun möchtest
3️⃣ Organisieren: Sortiere alle Aktion in verschiedene Kategorien ein und halte sie in einem System fest
4️⃣ Durchsehen: Alle Listen, Kalendereinträge und Eingangskörbe müssen regelmäßig gecheckt und aussortiert werden
5️⃣ Erledigen: Führe deine Vorhaben aus, aber abhängig von Parametern wie Zeit und Verfügbarkeit
Das Ergebnis deiner GTD-Aktionen kann ein Schaubild sein, das vielleicht so aussieht:
Tipp 7 | ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode fokussiert sich nicht nur auf die Auflistung von Aufgaben, sondern auch auf die realistische Einschätzung der Dauer. Und: Du planst genügend Puffer ein, damit du die Möglichkeit hast, auch unvorhergesehene Dinge zu erledigen.
Die „Formel“ der Zeitmanagement-Methode ist ganz einfach:
➡ A = Aufgaben
➡ L = Länge
➡ P = Puffer
➡ E = Entscheidung
➡ N = Nachkontrolle
Hast du deinen Arbeitstag nach ALPEN geplant bzw. deine Arbeit strukturiert, kannst du die einzelnen Aufgaben angehen.
Tipp 8 | Ivy-Lee-Methode
Bei der Ivy-Lee-Methode handelt es sich um ein Vorgehen, das du ohne großen Aufwand ausprobieren kannst. Auch hier geht es darum, sich zu fokussieren und dabei das strukturierte Arbeiten zu lernen.
Die Umsetzung sieht so aus:
➡ Du erstellst eine Liste der sechs wichtigsten Aufgaben und ordnest sie nach Priorität.
➡ Bei der Erledigung der ersten Aufgabe lässt du dich nicht von E-Mails, Anrufen und Meetings ablenken.
➡ Anschließend prüfst du die Prioritäten der übrigen Aufgaben und ordnest sie eventuell neu.
➡ Die beiden letzten Schritte wiederholst du bis zum Ende des Arbeitstages.
➡ Deine letzte Aufgabe am Tag ist es, eine neue Liste für den nächsten Arbeitstag zu erstellen, unter Umständen auch mit Aufgaben, die nicht erledigt werden konnten.
Tipp 9 | Pareto-Prinzip
Dir fällt es schwer, deine Aufgaben und Ideen zu gewichten und zu priorisieren? Dann denke an die 80/20-Regel.
Die 80/20-Regel nach Pareto besagt, dass du 80 Prozent der relevanten Ergebnisse mit 20 Prozent deiner Zeit erledigen kannst. Umgekehrt bedeutet das: Dinge, die nur 20 Prozent deiner Ziele erfüllen, benötigen 80 Prozent deiner Zeit. Versuche deshalb, die Herausforderungen zu finden, die dir am meisten bringen, aber die Umsetzung nur wenig Zeit kostet.
Tipp 10 | Pomodoro-Prinzip
Weißt du, welche Aufgaben du an einem Arbeitstag zu erledigen hast, solltest du auch die Umsetzung organisieren und strukturieren. Dazu eignet sich zum Beispiel ein Vorgehen nach dem Pomodoro-Prinzip.
Teile hierzu die Tasks in kleine Häppchen auf und arbeite sie jeweils konzentriert ab. Zwischen den Zeitabschnitten gönnst du dir kurze Ruhepausen.
Tipp 11 | Zeitfresser
Zeit ist das wichtigste Gut, das wir haben. Schon morgen können wir das Gestern nicht mehr nachholen, und später kommt früher als wir denken. Leider vertrödeln wir viel kostbare Zeit im Alltag, zum Beispiel mit diesen Dingen:
Um strukturiert arbeiten zu können, musst du alle störenden Faktoren aus dem Weg räumen. Dazu gehört, die Zeitfresser zu „killen“. Schalte zum Beispiel soziale Netzwerke, Chat-Programme und dein Mail-Programm aus, schließe deine Bürotür zu und lass dich nicht dazu verleiten, jede Stunde einen Kaffee zu holen.
Tipp 12 | Routinen
Viele der hier genannten Tipps und Methoden haben mit Zeitmanagement zu tun. Um die Arbeitsweisen besser in dein Arbeitsleben integrieren zu können, kann es helfen, wenn du dir Routinen zulegst. Das heißt: Du erledigst gewisse Dinge immer zur gleichen Uhrzeit oder zu einem festgelegten Zeitpunkt.
👉 Zum Beispiel legst du fest, dass du jeden Morgen als Erstes eine To-Do- und Not-To-Do-Liste anlegst. Oder du räumst immer zehn Minuten, bevor du deinen Arbeitsplatz verlässt, deinen Schreibtisch auf. Oder du liest deine E-Mails nur in der Mittagspause. Oder du beginnst wie Jeff Bezos den Tag mit der 1-Stunden-Regel. Oder, oder, oder.
Routinen helfen dir, Strukturen zu schaffen und so deine Arbeit besser zu organisieren. Und die festgelegten Aufgaben dienen ebenso dazu, Dinge, die du ungern machst, trotzdem fest in deinen Arbeitsalltag zu integrieren und zu festigen.
Tipp 13 | Multitasking
Es heißt, Frauen würden Multitasking besser als Männer beherrschen. Das stimmt nicht! Wie verschiedene Studien bereits belegten, ist das ein modernes Märchen. Weder Frauen, noch Männer können gleichzeitig mehrere Dinge erledigen – zumindest nicht besonders gut.
👉 Das bedeutet: Versuche nicht, Multitasking zu betreiben. Die Ergebnisse der einzelnen Tätigkeiten werden höchstwahrscheinlich schlechter sein, als wenn du sie seriell abgearbeitet hättest. Die Conclusio ist: Halte dich an Tipp Nr. 1 und versuche, dich so weit wie möglich zu fokussieren! Erledige nur eine Aufgabe, diese aber richtig. Danach wendest du dich erst wieder einem neuem Task zu.
Wie du herausfindest, welchen Aufgabe du wann erledigen solltest? Nimm dir die genannten Task- und Zeitmanagement-Methoden (bspw. die Eisenhower-Matrix oder die ALPEN-Methode) zu Herzen und setze sie konsequent um!
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Tipp 14 | Nein!
Warum wirst du von Arbeit überschüttet? Warum liest du diesen Ratgeber, um strukturiertes Arbeiten lernen zu können? Ein Grund ist vielleicht, dass du schlecht Nein sagen kannst.
Gibt es etwas zu erledigen, stehst du an vorderster Front. Oder kommen deine Kollegen nicht voran, greifst du gerne unter die Arme. Richtig? Dann lerne, wie du Aufgaben ablehnst! Nur wenn es dir gelingt, immer wieder ein „Nein!“ über deine Lippen zu bringen, kannst du deine Arbeit besser organisieren.
Tipp 15 | Prokrastination
Ein weiterer Punkt, warum du bei deiner Arbeit nur langsam oder gar nicht vorankommst, ist das Prokrastinieren – auch als Aufschieberitis bekannt. Wenn du ständig denkst „Ach, das kann ich auch noch morgen, nächste Woche oder kommenden Monat erledigen“, wirst du träge. In Folge sammeln sich die Tasks an.
👉 Also: Folge der Weisheit „Was du heute kannst erledigen, das verschiebe nicht auf morgen“! Doch bedenke dabei, dass es viele Tätigkeiten gibt, die unnötig sind. Halse dir also keine sinnlose Arbeit auf, sondern gehe – wie hier vermittelt – organisiert und strukturiert vor.
Strukturiert im Büro arbeiten: Ein Beispiel, wie man es umsetzt
Maria, eine Marketing-Managerin, steht am Anfang einer Arbeitswoche vor einer Flut von Aufgaben: Sie soll unter anderem eine neue Onlinemarketing-Kampagne planen, die Strategie fürs kommende Jahr festlegen, Branchennews studieren und darauf basierend Reports erstellen sowie unzählige E-Mails beantworten. Um ihre Arbeit zu strukturieren, verwendet sie zuerst die Eisenhower-Matrix und teilt ihre Aufgaben in vier Kategorien ein:
➡ dringend und wichtig = Kampagnenplanung
➡ wichtig, aber nicht dringend = Strategieentwicklung
➡ dringend, aber nicht wichtig = E-Mail-Korrespondenz
➡ weder dringend, noch wichtig = Branchennews-Report
Somit konzentriert sich Maria zuerst auf die dringenden und wichtigen Aufgaben, plant spezifische Zeiten für die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben und delegiert, wo möglich, die dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben. Bei der Planung und Umsetzung wendet die Marketing-Managerin die ALPEN-Methode und die Pomodor-Technik an.
In Folge kann Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt, und arbeitet ihre zahlreichen Tasks strukturiert ab. Durch diesen Ansatz kann Maria ihre Arbeitszeit effektiver nutzen, Prioritäten setzen und Stress reduzieren.
Tools fürs strukturierte Arbeiten: Ein paar Empfehlungen
Es gibt es eine Vielzahl an Programmen und Apps, die dir helfen, deine Aufgaben zu organisieren, Prioritäten zu setzen und einen Überblick über deine Tasks zu bewahren. Hier sind ein paar Empfehlungen:
🛠 Trello
Ein flexibles Kanban-Board-Tool, das es dir ermöglicht, Projekte in Boards zu organisieren. Ideal für visuelle Planer.
🛠 Asana
Das bekannte Projektmanagement-Tool hilft besonders Teams dabei, ihre Arbeit zu organisieren, zu verfolgen und zu managen.
🛠 Evernote
Wenn du ein digitales Notizbuch suchst, um Ideen und Aufgaben zu sammeln oder Checklisten zu erstellen, bist du bei Evernote genau richtig.
🛠 Slack
Ein Kommunikationstool, das es Gruppen und Unternehmen ermöglicht, effizienter zusammenzuarbeiten. Es bietet die Möglichkeit, Kanäle für verschiedene Themen oder Projekte zu erstellen.
Google Workspace
Mit den zahlreichen integrierten Tools kannst du Texte, Tabellen und Präsentationen erstellen, Daten in der Cloud speichern und Videokonferenzen abhalten.
Strukturiertes Arbeiten: Vorlagen zum Herunterladen
Damit du besser strukturiert und organisiert arbeiten kannst, solltest du dir ein paar „Helferlein“ zulegen – zum Beispiel diese kostenlosen Muster:
Du suchst weitere Gratis-Muster? Kein Problem! Wir haben jede Menge davon:
Bilder: Freepik, Wikipedia, Omnimundus