Zeitmanagement (Bild: Pexels)

Tipps und Tools fürs Zeit- und Projektmanagement

Das richtige Management von Zeit und Projekten ist die Grundlage jedes Unternehmens. Das gilt für StartUps ebenso wie für große Konzerne. Wenn du und deine Mitarbeiter ihre Zeit im Griff haben und sie effizient nutzen, steht deinem unternehmerischen Wachstum mit erfolgreichen Projekten nichts mehr im Weg.

Methoden für gutes Zeitmanagement

“Zeit ist Geld” ist nicht nur eine Redewendung, deine Zeit und ebenso die deiner Mitarbeiter gehört zum Grundkapital des Unternehmens. Das gilt unabhängig davon, wie viel Kreativität und Freiraum zur Erledigung der Aufgaben bereit steht. Spätestens dann, wenn mehr Arbeit als Zeit vorhanden ist, ist ein gutes Zeitmanagement ausschlaggebend.

Es ist gibt zahlreiche erprobte Methoden, die dir helfen können, dazu zählen die Methode nach Ivy Lee, das Eisenhower-Prinzip und die 80/20-Regel.

Die Ivy-Lee-Methode: einfach und effizient

Bei der Ivy-Lee-Methode handelt es sich um ein Vorgehen, das du ohne großen Aufwand ausprobieren kannst.

  • Du erstellst eine Liste der sechs wichtigsten Aufgaben und ordnest sie nach Priorität.
  • Bei der Erledigung der ersten Aufgabe lässt du dich nicht von E-Mails, Anrufen und Meetings ablenken.
  • Anschließend prüfst du die Prioritäten der übrigen Aufgaben und kannst sie neu anordnen.
  • Die beiden letzten Schritte wiederholst du bis zum Ende des Arbeitstages.
  • Deine letzte Aufgabe am Tag ist es, eine neue Liste für den nächsten Arbeitstag zu erstellen, unter Umständen auch mit Aufgaben, die heute nicht erledigt werden konnten.

Zeitmanagement und Produktivitätssteigerung

Die bekanntesten Tipps zu gutem Zeitmanagement stammen alle aus den Anfängen des 20. Jahrhunderts. Bereits damals war es wichtig, die Produktivität in Unternehmen durch ein geeignetes Zeitmanagement zu steigern. Die 80/20-Regel nach Pareto besagt beispielsweise, dass du bei richtiger Prioritäten-Setzung 80% der relevanten Ergebnisse mit 20% deiner Zeit erledigen kannst. Jetzt gilt es, die optimalen Prioritäten auszuwählen.

Bei dem Eisenhower-Prinzip werden Aufgaben nach zwei Kriterien beurteilt: Wichtigkeit und Dringlichkeit. Wenn beide Kriterien erfüllt sind, solltest du diese Aufgaben sofort selbst erledigen. Wichtige Dinge, die weniger dringend sind, integrierst du in deine Terminplanung. Nach dieser Methode legst du den Fokus auf die zentralen Aktivitäten, die wegen ihrer Unaufschiebbarkeit dennoch erledigt werden müssen.

Ein Beispiel: Manche Tätigkeiten wie die Entgegennahme von Anrufen oder ähnliche Tätigkeiten können outgesourct werden. So bietet unter anderem ebuero eine moderne Lösungen an, mit der auch eine 24h-Stunden-Hotline möglich ist. Auf diese Weise kannst du dich auf die Tätigkeiten konzentrieren, die dich und dein Unternehmen voranbringen. Gleichzeitig bleiben Kunden-Service und Erreichbarkeit nicht auf der Strecke.

Projekte erfolgreich zum Ziel führen

Neben der Auswahl motivierter Mitarbeiter ist auch die Wahl der richtigen Strategie mitentscheidend für den Erfolg eines Projektes. Agiles Projektmanagement nach Kanban oder Scrum gilt als modern und findet immer mehr Verbreitung. Ob es auch zu deinem Unternehmen passt, hängt von deinen Projekten ab.

Agile Methoden sind ideal bei vergleichsweise kurzen Projekten, bei denen anfangs noch nicht alle Anforderungen im Detail feststehen. Mit Scrum und Kanban werden deine Projekte flexibler, was die Erreichung von Zielen angeht. Der Nutzen deiner Kunden rückt stärker in den Mittelpunkt.

Aber agile Projekte bringen auch neue Anforderungen mit sich. Dein Team muss in der Lage sein, sich weitgehend selbst zu organisieren. Und alle Stakeholder müssen zu aktiver Mitarbeit im Projekt bereit sein.

Kostenlose Tools für Projektmanagement

Egal, für welche Methode du dich entscheidest, du benötigst geeignete Tools, um den Projektfortschritt zu fördern. Die Projektplanung wird je nach Methode von einem Kalender, ToDo-Listen und Task-Management unterstützt. Kommunikation und Zusammenarbeit benötigen Whiteboards und Plattformen, auf den Daten gemeinsam bearbeitet werden können.

Nicht in jedem StartUp macht die Anschaffung teuer Tools wie MS Project oder Jira Sinn. Hier kannst du auch auf professionelle Alternativen zurückgreifen, die für eine kleine Anzahl an Team-Mitgliedern oder in einer Einsteiger-Version kostenlos verfügbar sind.

Was bieten Asana, Wrike und Co?

Ein sehr beliebtes Tool ist Asana, eine Mischung aus Kollaborations-Werkzeug und Aufgabenverwaltung. Damit kannst du mehrere Projekte und auch umfangreiche Daten und Informationen übersichtlich strukturieren und verfügbar machen. Asana ist ein webbasierter Service, der mit kurzer Einarbeitungszeit und großem Funktionsumfang überzeugt. Für Teams bis zu 15 Mitgliedern kann es kostenlos genutzt werden.

Das Online-Tool Wrike eignet sich bestens für Teams mit mehr als zehn Mitgliedern. Umfangreiche Features unterstützen das Projekt und steigern die Effizienz. Diskussionen, Dokument-Kollaboration, Integration von E-Mail und das Management von Aufgaben und Zeiterfassung sind nur einige Stichworte.

Außer Asana und Wrike gibt es weitere Projektmanagement-Tools, einige sind Cloud-basiert, andere reine Desktop-Lösungen. Bei kleinen, überschaubaren Projekten kann auch eine Tabellenkalkulation der ideale Einstieg sein, basierend auf frei verfügbaren Templates. Auch damit kannst du Tasks verfolgen und Ergebnisse visualisieren.

Fazit

Das Management von Zeit und Projekten gehört zu den Kern-Aufgaben in jedem Unternehmen. Experimentiere mit verschiedenen Methoden und Tools, um die für dein Team passende Lösung zu finden.

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