Experten-Tipps: Wie du eine Betriebsfeier richtig organisierst, damit sie ein Erfolg wird

Du stehst vor der spannenden Aufgabe, ein Firmenevent zu organisieren? Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft dir, die nächste Betriebsfeier durchdacht und systematisch zu planen.

Ein Gastbeitrag von Katrin Adler / Herzbluttiger Events

Tipps und Ideen für eine unvergessliche Betriebsfeier

Ob traditionelle Weihnachtsfeier, einmaliges Firmenjubiläum oder Kick-Off-Veranstaltung zum Jahresbeginn: Im Unternehmen gibt es immer wieder verschiedene Gelegenheiten zum Feiern.

Du bist für das interne Eventmanagement verantwortlich und stehst nun vor der spannenden Aufgabe, ein Firmenevent zu organisieren? Dann empfiehlt es sich, vorab eine Checkliste anzulegen, die du Schritt für Schritt abarbeiten kannst!

Wir zeigen dir, welche Punkte dabei auf keinen Fall fehlen dürfen und liefern dir wertvolle Tipps sowie kreative Ideen für ein gelungenes Firmenevent!

Warum lohnt es sich, eine Betriebsfeier zu planen?

Ein Firmenfeier ist die perfekte Gelegenheit, um mit der gesamten Belegschaft zusammenzukommen, Erfolge zu feiern und sich untereinander besser kennenzulernen. Gemäß des Mottos „Erlebnis schafft Ergebnis“ wird darüber hinaus auch die Mitarbeitermotivation gesteigert. Denn die gemeinsamen Erlebnismomente schweißen als Team zusammen, sorgen für ein besseres Betriebsklima und unterstützen eine positive Unternehmenskultur.

Wann solltest du mit der Planung einer Betriebsfeier beginnen?

Gerade bei einer großen Betriebsfeier kommt einiges an Organisationsarbeit zusammen. Deshalb gilt: Je früher du mit der Planung beginnst, desto besser! Jede Firmenfeier ist am Ende nur so gut, wie die Planung, die dahintersteckt.

Wenn der Ablauf gut durchdacht ist, hat jedes Firmenfest das Potential, zu einem einzigartigen Erlebnis für die gesamte Belegschaft zu werden. Wer will das nicht?

Wie gehst du am besten in der Betriebsfeier-Planung vor?

Du fragst dich, wie genau du am besten vorgehen sollst, um eine Betriebsfeier zu planen? Wir haben eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für dich zusammengestellt. Diese stellt sicher, dass du kein wichtiges Detail übersiehst.

Schritt 1 | Recap: Erinnere dich an vergangene Events

Bevor du dich in die Planung einer Betriebsfeier stürzt, solltest du zunächst einen Blick auf vergangene Firmenevents werfen. Im sogenannten Recap kannst du wichtige Learnings für das nachfolgende Brainstorming herausfiltern und umsetzen.

Folgende Fragen helfen dir dabei, vergangene Events zu rekapitulieren:

• Welche Firmenveranstaltungen wurden in den letzten Jahren geplant und erfolgreich durchgeführt?
• Wie hoch war das damalige Budget? An welchen Punkten hätte man sparen können?
• Wurden außer den Mitarbeitern auch Kunden eingeladen? Wenn ja, welche?
• Hat die Betriebsfeier dem Team gefallen? Gab es bestimmte Programmpunkte, die besonders gut angekommen sind? Was war verbesserungswürdig?

Schritt 2 | Vorbereitung: Lege die Rahmenbedingungen fest

Nachdem du vergangene Betriebsfeiern rekapituliert hast, geht es im nächsten Schritt darum, das Grundgerüst der bevorstehenden Firmenfeier zu errichten. Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse kannst du dir nun Gedanken über folgende Eckdaten machen:

Anlass der Betriebsfeier
Zunächst solltest du darüber nachdenken, aus welchem Grund und zu welchem Anlass die Betriebsfeier veranstaltet wird. So kannst du sicherstellen, dass das Fest gezielt auf die Erwartungen der Teilnehmer ausgerichtet ist. Je nach Anlass bieten sich zudem unterschiedliche Programmpunkte und Unternehmungen an.

Personenanzahl
Um die Personenanzahl grob einschätzen zu können, musst du dir Klarheit darüber verschaffen, wer alles zum Event eingeladen werden soll. Möchtest du nur bestimmte Unternehmensabteilungen einbeziehen oder die gesamte Belegschaft? Wie verhält es sich mit Minijobbern und Freelancern? Dürfen engste Familienmitglieder und Partner mitgebracht werden?

Auch gilt es zu überlegen, ob man jene Mitarbeiter einlädt, die nicht konkret mit der Firma selbst zu tun haben, wie etwa den Hausmeister oder das Reinigungspersonal. Bedenke hierbei: Die Steuerbegünstigung für Firmenfeiern gilt nur dann, wenn alle Mitarbeiter eingeladen werden.

Budget festlegen
Wenn du dir einen groben Überblick über die Gästeliste verschafft hast, geht es an die Budgetkalkulation. Berücksichtige dabei insbesondere Kostenfaktoren wie Location, Catering, Unterhaltung und Dekoration.

Schritt 3 | Detailplanung: Gehe in den Feinschliff

Sobald das Grundgerüst deiner Betriebsfeier steht, kannst du mit der Ausarbeitung der Details beginnen. Bei der Detailplanung solltest du dich vor allem auf folgende Aufgaben konzentrieren:

Festlegung des Veranstaltungsortes
Die Wahl eines passenden Veranstaltungsortes stellt Eventmanagement-Teams immer wieder vor eine spannende Herausforderung. Hier müssen Faktoren wie Budget, Personenanzahl, Wetter sowie Anlass optimal miteinander vereint werden.

Wenn die Betriebsfeier beispielsweise außerhalb deiner Räumlichkeiten stattfinden soll, empfiehlt es sich, rechtzeitig eine geeignete Location anzufragen. Auf diese Weise hast du genügend Zeit, mehrere Orte zu besichtigen, zu vergleichen und letztendlich die beste Location für den Firmenanlass zu finden.

Organisation des Caterings
Was wäre eine Feier ohne die richtige Verpflegung? Nur halb so gut! Um sicherzustellen, dass auf der Betriebsfeier niemand hungrig nach Hause geht, solltest du dich um ein Essensangebot kümmern, welches die unterschiedlichen Ernährungsformen und Unverträglichkeiten aller Mitarbeiter abdeckt. Dies kann in Form eines Menüs, Buffets oder einer Speisekarte erfolgen. Besonders beliebt ist auch die Anmietung von Food-Trucks.

Unterhaltungsprogramm planen
Eine gelungene Betriebsfeier bietet den Gästen nicht nur leckeres Essen, sondern auch ein unterhaltsames Rahmenprogramm. Dieses Rahmenprogramm zu organisieren, kann ein großer Aufwand sein. Zum Beispiel, wenn du einen bestimmten Zauberer, Kabarettisten oder Musiker für dein Event haben möchtest. Für Künstler benötigst du vielleicht eine spezielle Bühne, gutes Licht oder eine professionelle Sound-Anlage.

Abwechslungsreiche Ideen für eine Betriebsfeier

Du weißt nicht, wie du dein Event zu einem besonderen Erlebnis machen kannst? Dann lass dich von diesen Vorschlägen inspirieren:

Betriebsfest mit Motto
Ein Motto verleiht der Betriebsfeier einen einzigartigen Rahmen und vereinfacht das Brainstormen über die passende Deko, Verpflegung sowie Unterhaltung. Wie wäre es beispielsweise mit einer edlen All-White-Party, einem Las-Vegas-Casino-Abend einer zünftigen Wiesn-Gaudi oder einer mexikanischen Fiesta? Je kreativer das Motto, desto besser!

Icebreaker-Spiele
Icebreaker Spiele sind gerade bei großen Firmenveranstaltungen eine tolle Möglichkeit, um die Stimmung aufzulockern und die Kommunikation zwischen den Gästen anzuregen. Du könntest zum Beispiel ein unterhaltsames Unternehmens-Quiz oder spaßiges „Speed-Dating“ im Team organisieren sowie interaktive Eventmodule wie Tischfußball, Airhockey oder Fotoboxen einbeziehen. Denke daran, dass die Teilnahme an den Spielen stets freiwillig sein sollte, damit sich alle Gäste rundum wohl fühlen.

Essen mit Rahmenprogramm
Neben vereinzelten Programmpunkten kannst du natürlich auch ein tages- oder abendfüllendes Eventprogramm auf die Beine stellen. Wie wäre es beispielsweise mit einem interaktiven Krimidinner, bei dem die Gäste in eine mysteriöse Geschichte eintauchen und den Täter entlarven müssen? Oder das Team nimmt an einem Koch-Event teil, bei dem alle mithelfen müssen, um das Essen zuzubereiten.

Action fürs Teambuilding
Du kannst auch ein actiongeladene Kanufahrt oder ein Floßbau-Event organisieren, bei dem die Teilnehmer in Teams zusammenarbeiten müssen, um voran zu kommen. Oder soll lieber etwas entspannter zugehen? Dann könnte eine gemütliche Weinwanderung durch malerische Weinberge das perfekte Betriebsfeier-Event sein. 

Schritt 4 | Endspurt: Die letzten Steps

Das Grundgerüst ist fertiggestellt, die Details sind ausgearbeitet und die Liste beinahe abgearbeitet? Dann fehlen nur noch ein paar Schritte, um die Betriebsfeier-Planung zu finalisieren. Folgende organisatorische Aufgaben sollten im Endspurt auf deiner To-Do-Liste stehen:

Einladungen für die Mitarbeiter erstellen
Versende mindestens acht Wochen im Voraus eine detaillierte Einladung an das gesamte Team, in der du alle relevanten Informationen zu Ort, Zeit, Outfit, Anreise etc. klärst. So können sich die Gäste das Datum blocken und du hast eine grobe Vorstellung von der zu erwartenden Anzahl an Teilnehmenden.

Weitere wichtige Aspekte
Hier noch ein paar Punkte, die du nicht vergessen darfst:

• Alle Angebote und Buchungen noch einmal prüfen und Zahlungsbedingungen sowie Fristen beachten.
• Gegebenenfals An- & Abreise (und wenn nötig Unterkunft) organisieren.
• Den genauen Ablauf des Rahmenprogramms fixieren und nach Bedarf durch eine Moderation oder Rede sowie Ehrungen ergänzen.
• Im Nachgang sollten alle Dienstleister (Fotograf, Technik, Catering etc.) über das genaue Timing informiert werden.
• Über mögliche Giveaways nachdenken, wie beispielsweise Goodiebags, kleine Aufmerksamkeiten oder Geschenke mit Firmen-Branding nachdenken und diese besorgen.
• Und zu guter Letzt: Die Betriebsfeier gemeinsam mit dem Team genießen!

Fazit

Eine Betriebsfeier zu organisieren kann viel Aufwand bedeuten – muss es aber nicht! Mit einer vorab angefertigten Checkliste erleichterst du dir die Planung, schaffst gedanklichen Freiraum für andere wichtige Dinge und steigerst deine Vorfreude auf das bevorstehende Firmenevent.

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Über die Autorin:

Katrin Adler arbeitet als Head of Marketing bei der Bonner Eventagentur Herzbluttiger Events. Aus eigener Erfahrung weiß sie, wie wichtig Teambuilding Maßnahmen in Zeiten von Remote Work und Home-Office sein können. Mit einem Erlebnisportfolio aus über 50 Teamevents möchte die Herzbluttiger Bande deshalb Unternehmen dabei helfen, den Zusammenhalt im Team zu stärken, Verbindungen unter Kollegen zu schaffen und das Betriebsklima nachhaltig zu verbessern. 

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