Event-Planung / Eventmanagent (Bild: Shutterstock)

Checkliste für die Event-Planung: So gelingt dir eine echte oder virtuelle Veranstaltung von A bis Z

Eine Veranstaltung durchzuführen – auch “nur” als Online-Event – erfordert Grips, Zeit und Geld. Unsere Tipps helfen dir bei der Planung und Umsetzung.

Zeige dein Unternehmen und seine Produkte!

Wenn du ein StartUp gründest und ein tolles Produkt entwickelst, möchtest du das sicherlich vor lauter Stolz am liebsten der ganzen Welt zeigen. Das geht leider nicht.

Was aber geht: Präsentiere dein Produkt vor einer gut ausgewählten Gruppe an Menschen – zum Beispiel vor potentiellen Kunden, Journalisten und Influencer. Wie? Veranstalte ein Event!

Was bringen Veranstaltungen?

Events fallen zwar meist recht teuer aus. Doch führst du sie richtig durch, rechnen sie sich. “Wenn du das Davor (die Introduction) und das Danach (das FollowUp) professionell umsetzt, entsteht ein umfassendes Erlebnis (die Experience)”, erklärt EAST END. “Die Experience sorgt für Aufmerksamkeit, sie unterstützt dich bei der Positionierung und bei der Markenbildung. Nutze das für deine Marketing- und PR-Strategie!”, so die Event-Agentur aus Köln weiter.

Event Marketing Wirkung (Bild: EAST END)

Welche Arten von Events gibt es?

Veranstaltung ist nicht gleich Veranstaltung. Folgende Formen werden dabei unter anderem unterschieden:

    • Produktpräsentation / PR-Event
    • Händler-Event
    • Consumer- / Endkunden-Event

Fast jede Art von Event kannst du in deinen eigenen Büroräumen, bei einer Event-Location oder auf einer Messe bzw. einem Kongress durchführen. Oder du machst eine Roadshow, bei der du von Stadt zu Stadt tingelst.

Möglichkeiten gibt es viele. Doch stets hast du dabei viel zu bedenken, zu organisieren und zu improvisieren. Denn: Wenn du eine Veranstaltung durchführst, muss diese “rocken”!

Nichts ist peinlicher als ein Event, das langweilig oder peinlich ausfällt. Zum Beispiel, weil die Technik ausfällt, kaum Gäste kommen oder das schlechte Catering für Enttäuschung sorgt.

Wichtige Fragen für deine Event-Planung

Damit deine Veranstaltung keine Pleite wird, gibt es viel zu tun. Hier sind die wichtigsten Punkte, du die beachten solltest:

Grund

Warum möchtest du ein Event veranstalten? Welches Ziel soll damit erreicht werden? Welche Erwartungen haben du und deine Kollegen an die Veranstaltung?

Zielgruppe

An wen richtet sich das Event? Soll es für Geschäfts- oder Endkunden, Journalisten oder Händler ausgerichtet werden? Wie groß ist der potentielle Kreis? Wie viele Teilnehmer erwartest du konkret?

Art

Wenn du weißt, an wen du dich richtest und warum, musst du genau festlegen, welche Event-Art am besten geeignet ist. Soll es eher ein lockeres Aufeinandertreffen sein oder eine durchgeplante Produktpräsentation?

Budget

Wie viel Geld _kannst_ du ausgeben? Und wie viel _musst_ du mindestens ausgeben, um das Event wie ursprünglich gedacht durchzuführen? Gibt es optionale Kosten und versteckte Kosten?

Termin

Wann soll die Veranstaltung stattfinden? Haben da du, deine Kollegen und die Zielgruppe Zeit? Ist an dem Termin vielleicht eine Konkurrenzveranstaltung? Sind Ferien oder “überschattet” so etwas wie eine Fußball-EM/WM deine zeitliche Planung?

Durchführung

Wie findet deine Event statt? Ist es rein online (also ein Online-Event bzw. virtuelles Event), treffen die Teilnehmer in echt aufeinander oder ist beides möglich (ein sogenanntes hybrides Event)?

Location

Wo soll dein Event stattfinden? Indoor oder Outdoor? In welcher Stadt und in welcher Location hast du die Möglichkeit, deine Ideen umzusetzen? Bietet die angepeilte Location alles, was du für dein Event benötigst?

Rahmenprogramm

Was bietest du deinen Gästen “drumherum”? Gibt es Essen und Trinken, soll eine Band spielen, sind spezielle Künstler gefragt?

Equipment

Benötigst du eine Bühne, große Leinwände, Computer zum Präsentieren, Kameras oder eine Soundanlage? Wie sieht es mit Strom, Stühlen und Tischen aus? Ist die Internetleitung vor Ort leistungsfähig genug? Benötigst du spezielle Tools für Online-Events?

Personal

Woher kriegst du Redner und Unterhaltungskünstler? Wie sieht es mit Hostessen, Toilettenpersonal und Security aus? Wie viele deiner eigenen Mitarbeiter müssen unbedingt vor Ort sein? Sollen Geschäftspartner dich unterstützen, zum Beispiel als Gast-Präsentatoren?

Kommunikation?

Wer informiert die Gäste? Wie machst du deine Veranstaltung bekannt? Benötigst du Werbemittel und andere flankierende Marketing-Maßnahmen? Musst du vielleicht eine PR- oder Werbeagentur hinzuziehen?

Buchung

Wer kümmert sich in deinem Unternehmen um die Koordination und Buchung des benötigten Personals? Wer redet mit externen Dienstleistern? Wer ist für was zuständig?

Programmplanung

Wie soll das Event ablaufen? Wann passiert was? Wie sieht es mit Pausen aus? Hast du genügend Puffer und “Back-up” eingeplant, falls etwas kurzfristig anders als gedacht läuft?

Nachbetreuung

Haben Endkunden oder Geschäftspartner Fragen – wer kümmert sich darum? Gibt es Presskits für die Journalisten und Influencer? Wer erstellt einen Eventbericht? Wer wertet die gesammelten Erfahrungen und Informationen aus? Was kann aus der Veranstaltung gelernt werden? Wurden die Ziele erreicht?

Fazit

Ein Event durchzuführen ist viel mehr Arbeit, als du es anfänglich denkst. Einerseits hast du vorab tausende Dinge zu bedenken und zu planen. Zum anderen gibt es meist ständig Anpassungen und Änderungen. Doch es lohnt sich!

Eine Veranstaltung hat eine enorme Marketing-Wirkung. Aber nur, wenn du sie professionell und überzeugend durchführst!

Bilder: Shutterstock, EAST END

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