Was ist der Unterschied zwischen Umsatz und Gewinn? Was sind Break Even und Cash Flow?

Umsatz, Gewinn, Break Even, Cash Flow, Liquidität: So hängen diese Begriffe zusammen und das bedeuten sie.

Finanzbegriffe für Einsteiger

Mehr Entscheidungsfreiheit, mehr Kreativität, mehr Freizeit: Die Beweggründe für die Selbstständigkeit sind bei jedem unterschiedlich. Was aber bei allen Unternehmen, StartUps und sonstigen Arten der Selbstständigkeit gleichermaßen vorhanden sein muss, sind die Grundkenntnisse der Betriebswirtschaft und Finanzmathematik. Nur so können die betrieblichen Kosten, Umsätze und Gewinne berechnet werden.

Im Grunde sind die Formeln hierzu ganz einfach. Doch leider verwechseln auch studierte Menschen gerne den Unterschied zwischen Umsatz / Erlös und Gewinn. Das sorgt unter anderem dafür, dass Selbstständige und StartUps in eine finanzielle Schräglage kommen, weil sie auf die falschen Finanz-Kennzahlen schauen.

Die Berechnung von Umsatz und Gewinn

In der Betriebswirtschaft gibt es zahlreiche Rechnungsposten und Kostenstellen, welche in größerer Zahl durchaus verwirrend sein können. Für die zwei wichtigsten Berechnungen in einem Unternehmen – Umsatz und Gewinn – reichen die Kenntnisse aus dem schulischen Mathematik-Unterricht vollkommen aus.

Was ist Umsatz?

Der Umsatz, der auch als Erlös bezeichnet wird, zeigt an, wie viel ein Unternehmen in einem definierten Zeitraum eingenommen hat. Hierbei geht es nur um das erwirtschaftete Geld. Die Formel dafür lautet:

Umsatz = Preis aller Produkte x Absatzmenge

Beispiel: Ein Unternehmen hat eine App entwickelt. Diese wird zu einem Brutto-Preis von 10€ angeboten. Nach einem Jahr sind davon 20.000 Stück verkauft worden. Das bedeutet, der Umsatz beträgt:

10€ x 20.000 = 200.000€ Umsatz

Was ist der Gewinn?

Jedes Unternehmen hat Kosten. Das sind zum Beispiel Kosten für die Forschung, die Umsetzung und für den Vertrieb. Zieht man diese Kosten vom Umsatz ab, erhält man den Gewinn. Die Formel lautet somit:

Gewinn = Umsatz – Kosten

Beispiel: An der oben genannte App programmierten ein Jahr lang zwei Entwickler (Lohnkosten zusammen: 100.000€), dazu fielen Ausgaben für das gemeinsame Büro und das Equipment (10.000€), Fortbildungen (15.000€) und für die Vermarktung  (30.000€) an. Das bedeutet:

200.000€ – (100.000€ + 10.000€ + 15.000€ + 30.000€) = 45.000€ Gewinn

Verschiedenen Kostenstellen machen die Berechnung komplex

Bist du ein Solo-Selbstständiger und verkaufst du ein einziges Produkt? Wird das aus einem einzigen Material hergestellt und zu einem festen Produktpreis verkauft? Dann ist deine Umsatzplanung und die spätere Berechnung des Umsatzes, der Kosten und des Gewinns extrem simpel.

Doch wächst dein Unternehmen und sind mehrere Personen, Partner-Unternehmen oder Maschinen in der Umsetzung und dem Vertrieb bis zum Kunden beteiligt, wird es schnell ziemlich komplex. Denn hierdurch entstehen mehrere Kostenstellen, sodass eine Aufgliederung nach Verantwortungsbereichen, Funktion, Aufbau oder der Verrechnung unterschieden werden muss.

Deshalb ist es wichtig, dass in deinem Unternehmen – selbst wenn es nur aus einer Person besteht – von Tag eins an eine ordnungsgemäße Buchhaltung bzw. Finanzbuchhaltung geführt wird. Sonst bleiben einzelne Kostenstellen unentdeckt, welche die Berechnung des Gewinns verfälschen.

Wichtig: Halte dich bei deiner Buchhaltung an die aktuellen Gesetzesvorgaben! So ist eine Buchführung mit Excel illegal und führt zu Ärger!

Was bedeutet Break Even Point?

Der Break Even Point oder vereinfacht Break Even ist der Zeitpunkt, an dem dein StartUp genau so viel Einnahmen wie Ausgaben hat. Anders ausgedrückt: Du nimmst an diesem denkwürdigen Zeitpunkt exakt so viel ein, wie du ausgibst.

Überschreitest du den Break Even, macht dein Unternehmen zum ersten Mal einen Gewinn. Deswegen redet man auch von der Gewinnschwelle.

Break Even berechnen – so geht’s

Die Gewinnschwelle lässt sich ganz einfach ermitteln: Rechne alle deine Ausgaben und alle deine Einnahmen zusammen. Ziehe die Ausgaben von den Einnahmen ab, um den Gewinn oder den Verlust zu ermitteln. Die simple Formel dafür lautet:

Gewinn/Verlust = Einnahmen – Ausgaben

Kommst du exakt auf 0, gleichen sich beide Posten aus – du hast den Break Even Point erreicht. Herzlichen Glückwunsch!

Was erschwert die Ermittlung der Gewinnschwelle?

Selbstverständlich fällt die Ermittlung des Break Evens wie auch die Berechnung des Gewinns in der Realität nicht ganz so einfach aus. Denn: Jede Firma besitzt unzählige Posten für Einnahmen und Ausgaben, zum Beispiel Personal, Mietkosten, Produktionskosten, Abomodelle, Stundensätze oder fixe Erlöse. Zudem gibt es laufende Einnahmen und monatliche Ausgaben.

Das alles erschwert die Gewinnermittlung und damit die genaue Feststellung der Gewinnschwelle. Deshalb musst du, wenn dein Unternehmen wächst, genau definieren, welche Einnahmen und welche Ausgaben zu welchem Bereich gehören. So lässt sich beispielsweise der Break Even für einen Bereich oder für ein Produkt besser ermitteln.

Eine kleine Hilfe ist auch unser kostenloser Break-Even-Rechner:

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Was ist der Cash Flow: Bedeutung und Definition

Als Cash Flow, auch Cash-Flow oder Cashflow geschrieben, bezeichnet man den Geldfluss eines Unternehmens oder eines selbstständigen Unternehmers in einem frei gewählten Zeitraum.

Mit der Ermittlung des Cash Flows siehst du, wie viel Geld in deine Kasse gespült wird und wie viel abfließt.

Cash Flow berechnen: die einfache Formel

Um den Cash Flow zu ermitteln, gibt es zwei gängige Wege: die direkte und die indirekte Methode.

Die indirekte Methode ist die einfachste, ihre Formel lautet so:

Cash Flow = Einzahlungen – Auszahlungen

Das bedeutet, du nimmst alle Geldeingänge in einem von dir festgelegten Zeitraum (beispielsweise ein Quartal oder Kalenderjahr) und ziehst davon alle Auszahlungen ab.

Indirekte Methode: die genauere Berechnung des Cash Flows

Bei der zweiten Methode schaust du dir die Daten deiner Buchhaltung genauer an. Die Formel für die indirekte Cash-Flow-Berechnung lautet:

Cash Flow = Gewinn + Rückstellungen + Abschreibungen

Um diese Formel anwenden zu können, benötigst du eine genaue Übersicht über deine Finanzkennzahlen. Diese erhältst du zum Beispiel über eine einfache Gewinnermittlung bzw. EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) oder über die GuV (Gewinn- und Verlustrechnung), welche du und/oder dein Steuerberater eh am Ende eines Geschäftsjahres erstellen sollten.

Negativer oder positiver Cash Flow: Was sagen die Zahlen aus?

Gleichgültig, nach welcher Methode du deinen Cash Flow berechnest: Am Ende erhältst du ein positives oder negatives Ergebnis.

Ein positiver Cash Flow bedeutet, du erwirtschaftest einen Überschuss. Du hast also – vereinfacht gesprochen – mehr Geld zur Verfügung, als du ausgibst. Du machst einen Gewinn!

Ein negativer Cash Flow zeigt, dass du ein Defizit erwirtschaftest. Du gibst in dem gewählten Zeitraum der Betrachtung mehr Geld aus, als du einnimmst. Das bedeutet, du machst einen finanziellen Verlust.

Warum ist die Berechnung des Geldfluss‘ so wichtig?

Ist deine Unternehmung bzw. dein Unternehmen rentabel oder nicht? Diese Frage kannst du unter anderem mit der Berechnung des Cash Flow schnell beantworten.

Arbeitest du defizitär, also mit einem negativen Cash Flow, gefährdet das deine Liquidität. Das bedeutet, dass du unter Umständen deine Ausgaben für Lieferanten, Dienstleister und Mitarbeiter nur schwer oder gar nicht mehr bedienen kannst.

Hält der Zustand eines negativen Cash Flows längere Zeit an, rutschst du in eine Insolvenz – in eine Zahlungsunfähigkeit – und damit in eine handfeste Unternehmenskrise.

Wie vermeidest du einen Gewinneinbruch oder Verlust?

Ein solides Budget bietet eine gute Basis für den Erfolg deines StartUps. Es gibt diverse Möglichkeiten, es gewinnbringend einzusetzen. Allerdings existieren auch vielen Fallen, die dazu verführen, finanzielle Mittel unnötig zu verbrennen. Eine gute Priorisierung und Planung kann hiervor bewahren.

Nötige Investitionen

Bringst du dein StartUp auf den Weg, gibt es unabdingbare Investitionen. Diese sind in jedem Falle zu tätigen. Und bei denen auf deinem Weg zum Erfolg aus diversen Gründen nicht gespart werden sollte. Hierzu gehören:

• Entwicklungs- und Produktionskosten
• Marketing
• Steuerberatung

Entwicklungs- und Produktionskosten

Das perfekte Produkt verlangt eine umfassende Investition. So kannst du zum Beispiel mit einem höheren Budget für die Entwicklungskosten bessere Fachleute für dich gewinnen, die in den allermeisten Fällen ein besseres Ergebnis erzielen.

Stellt dein StartUp haptische Produkte her, kannst du bereits bei der Produktentwicklung an den Produktionskosten sparen. Allerdings solltest du keinen zu rigiden Sparplan verfolgen. Denn durch die hochwertigere Beschaffenheit der Grundmaterialien wird auch die Qualität des Endproduktes besser. Es gilt also: Wenn man bei den Produktionskosten sparen möchte, dann wohlüberlegt und an den richtigen Stellen.

Marketing

Ein gutes und auffallendes Marketing erhöht die Bekanntheit des Produktes. Dies wiederum sorgt für mehr Käufer und höhere Umsätze. Für den Erfolg deines Unternehmens sind ausreichende Werbeinvestitionen unabdingbar. In der heutigen Geschäftswelt solltest du zudem auf eine ausgeglichene Balance zwischen Offline- und Onlinmarketing achten.

Steuerberatung

Ein Steuerberater ist für jedes StartUp sinnvoll! Durch die richtige Beratung kannst du Kostenfallen umgehen. Und du bekommst Tipps, wie du dein Unternehmen wirtschaftlich führst.

Und im besten Fall sparst du viel Geld. Ein guter und seriöser Steuerberater hat nämlich in den meisten Fällen das Ziel, für seine Klienten mehr „herauszuschlagen“ als seine eigene Leistung kostet.

(Scheinbar) nötige Investments

Abseits der wirklich zentralen Investitionen gibt es eine ganze Reihe von Ausgaben, die auf den ersten Blick nötig erscheinen. Dabei müssen sie es im individuellen Einzelfall nicht immer sein und können einen negativen Cashflow vermeiden.

Rechtsformen

Um die Produkte deines StartUps auf den Markt zu bringen, musst du eine Firma gründen, also auch eine passende Rechtsform wählen (GmbH, UG, GbR etc.). Die Möglichkeiten sind vielfältig und unterschiedlich kostenintensiv.

Die Gründung einer GbR kostet in der Anmeldung beim Gewerbeamt wenige Euro. Das Geschäftsmodell benötigt keine Mindesteinlage. Andere Rechtsformen sind deutlich kostenintensiver. Für die Gründung einer GmbH benötigst du neben anderen Voraussetzungen und der Beachtung von Regularien zunächst ein Stammkapital von 25.000 Euro. Eine solch hohe Investition macht vor allem dann Sinn, wenn Kooperationen mit Investoren angedacht sind, da eine GmbH hierfür wie geschaffen ist.

Allerdings ist zu beachten, dass die Gesamtkosten der gewählten Rechtsform auch steuerliche Vor- und Nachteile sowie Haftungsfragen beinhalten. So haftet zum Beispiel ein eingetragener Kaufmann mit seinem gesamten (Privat-)Vermögen. Ein hohes Risiko, dass nur wenige Gründer tragen möchten. Bei der Suche nach einer Rechtsform mit passendem Kostenmodell sollte also das beste Gesamtpaket gefunden werden.

Versicherungen

Jeder Selbstständige und jedes Unternehmen muss abgesichert sein. Es gibt ein paar Versicherungen, die für StartUps ratsam sind. Und einige, die eher unwichtig oder „nice to have“ sind. Welche dies sind, kannst du am Ende nur individuell abwägen. Daher solltest du dich gut informieren oder einen Versicherungsberater konsultieren.

Zudem gibt es viele Versicherungen, in denen verschiedene Leistungen abgesichert werden. Hier kannst du gut sparen, indem du unnötige Bestandteile heraus nimmst. Je individueller das Angebot und die Preisstrategie einer bestimmten Versicherung, desto geringer ist auch das Risiko, dass du unnötige Kosten hast.

Oftmals unnötige Investments

Um dein Budget für die zielführenden Faktoren zur Verfügung zu haben, macht es Sinn, alle unnötigen Investitionen auszusortieren. Dazu können unter anderem gehören:

• Büroeinrichtung
• Firmenwagen
• Partnerschaften

Statussymbol Geschäftsräume

In der Geschäftswelt sagen Statussymbole viel aus. Ein teurer Bürostuhl, Marmorböden, teure Bilder oder allgemein sehr hochwertiges Inventar: All diese Investitionen können in Verhandlungen und Meetings für möglich Partner und Kunden sehr überzeugend wirken. Frei nach dem Motto: Diese Firma läuft gut, eine Zusammenarbeit macht Sinn.

Natürlich solltest du darauf achten, dass dein Firmensitz einen seriösen Eindruck macht. Allerdings erzeugt ein zu nobles Auftreten oft das Gegenteil des gewünschten Effektes. So könnten sich mögliche Partner oder Kunden bei einem StartUp mit einer übermäßig teuren Einrichtung schnell die Frage stellen, ob du richtig kalkulieren kannst. Oder ob an deinem Geschäftsmodell etwas faul ist.

Zudem besteht das Risiko, Kunden oder Partner durch den Neidfaktor zu verprellen. Reichtum muss nicht immer sympathisch wirken. Passe deine Einrichtung also dem Status deines Unternehmens und deinen echten finanziellen Möglichkeiten an! Bleibe dabei stets realistisch und „auf dem Teppich“.

Richtig viel Geld kannst du sparen, wenn du auf ein Büro verzichtest. Die Corona-Krise hat ja sehr gut gezeigt, dass Remote Work bzw. Home Office über viele Wochen hinweg funktionieren kann.

Firmenwagen

Firmenwagen bringen viele Vorteile. Sie haben, ähnlich wie die Einrichtung der Geschäftsräume, eine repräsentative Funktion. Zudem bieten Firmenwagen steuerliche Vorteile gegenüber deinem Privatwagen.

Dennoch solltest du dir die Frage stellen, ob du wirklich einen solchen Wagen benötigst. Hast du bereits ein seriös wirkendes Privatauto, macht die Investition keinen Sinn und verursacht unnötigen Abfluss finanzieller Mittel.

Ähnlich wie bei deiner Einrichtung könnte dich ein teurer Wagen unseriös und arrogant wirken lassen. Zudem gibt es branchenspezifische Unterschiede. Entwickelst du zum Beispiel ein ökologisch wertvolles Produkt, schadet ein großes, Sprit-fressendes Auto dem Image deiner Firma . In diesem Fall wäre ein klimafreundlicher Dienstwagen besser.

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